Vize danışmanlık firmaları pasaport, kimlik, banka hesap dökümü, gelir belgesi ve fotoğraf gibi yoğun kişisel veri işler. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) bu verileri işleyen herkes için yükümlülük getirir. Bu yazı hukuki danışmanlık yerine geçmez; uygulamada işe yarayan adımları özetler.
1. Hangi veriyi neden topladığınızı yazın
Vize başvurusu için gerekli olmayan belgeyi istemeyin. Her veri kalemi için bir amaç tanımlayın: başvuruyu yürütmek, randevu almak, fatura kesmek.
2. Aydınlatma metnini görüşme başında verin
Müşteriye hangi verinin hangi amaçla işleneceği, kimlerle paylaşılabileceği ve haklarının neler olduğu açıkça anlatılmalıdır. Metin sade ve ulaşılabilir olmalıdır.
3. Gerekli yerde açık rıza alın
Ticari ileti göndereceksiniz (kampanya SMS'i gibi) ayrı onay alın. Başvurunun yürütülmesi için zorunlu işlem ile pazarlama onayını birbirinden ayırın.
4. Belgeleri WhatsApp ve kişisel e-postada dağıtmayın
Kimlik ve pasaport fotoğraflarının kişisel telefonlarda kalması, ekipten biri ayrıldığında kontrolün kaybedilmesi demektir. Belgeleri tek bir güvenli yükleme bağlantısında toplayın.
5. Erişimi rolle sınırlayın
Her çalışanın her müşteri belgesini görmesi gerekmez. Yönetici, danışman ve muhasebe için ayrı yetkiler tanımlayın.
6. Şifreli bağlantı ve güçlü parola kullanın
Tüm trafik şifreli (HTTPS) olmalı, parolalar uzun olmalı, mümkünse iki adımlı doğrulama kullanılmalıdır.
7. İşlem kayıtlarını tutun
Kimin hangi belgeyi ne zaman açtığı kayıtlı olmalıdır. Bir sorun yaşandığında hızlı inceleme yapabilmeniz için bu kayıt şarttır.
8. Saklama süresini belirleyin
Başvuru tamamlandıktan sonra belgeleri sonsuza kadar tutmayın. Yasal saklama gereklilikleri dışında silme ya da anonimleştirme takvimi uygulayın.
9. Veri ihlaline hazırlıklı olun
Bir cihaz kaybolduğunda ya da hesap ele geçirildiğinde kimin ne yapacağı yazılı olmalıdır. İhlal bildirim yükümlülükleri için hukuk danışmanınıza başvurun.
Tipik veri envanteri
Bir vize danışmanlığında genellikle şu veri türleri işlenir: kimlik ve pasaport bilgileri, iletişim bilgileri, fotoğraf, mesleki ve mali belgeler, seyahat geçmişi ve randevu bilgileri. Hangi verinin nerede tutulduğunu (CRM, e-posta, telefon, kâğıt) bir tabloya yazmak, KVKK uyumunun ilk adımıdır. Envanter olmadan neyi koruyacağınızı bilemezsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Pasaport fotoğraflarının çalışanların kişisel telefonlarında ve WhatsApp'ta kalması.
- Aydınlatma metninin verilmemesi ya da sadece sitede gizli bir köşede durması.
- Pazarlama ve başvuru onaylarının tek kutuda birleştirilmesi.
- İşten ayrılan çalışanın erişiminin kapatılmaması.
- Eski müşteri belgelerinin yıllarca silinmeden tutulması.
- Belgelerin e-postayla düz metin olarak iletilmesi ve paylaşım bağlantılarının süresiz açık kalması.
Yazılımla uyum kolaylaşır
Müşteri belgelerini tek bir sistemde toplamak; yetkilendirme, işlem kaydı ve silme işlemlerini yönetilebilir kılar. Telefonlara ve e-postalara dağılmış belgeleri takip etmek ise neredeyse imkânsızdır. Belge toplayan bir CRM seçerken şifreli bağlantı, rol bazlı yetki, işlem kayıtları ve silme imkânını mutlaka sorun.
Kendi kontrol listeniz
- Veri envanteri yazıldı mı?
- Aydınlatma metni görüşme başında veriliyor mu?
- Pazarlama onayı ayrı alınıyor mu?
- Çalışan erişimleri düzenli gözden geçiriliyor mu?
- Saklama ve silme takvimi var mı?
- Bir ihlal olursa kimin ne yapacağı belli mi?
Bu liste hukuki danışmanlık yerine geçmez; kendi durumunuz için bir hukuk danışmanıyla çalışmanızı öneririz.
10. Yazılım seçerken güvenliği sorun
CRM ve evrak portalı seçerken şifreleme, yetkilendirme, yedekleme ve işlem kaydı özelliklerini sorun. Vize CRM seçerken 8 kriter yazımızda bunlara da yer verdik. VizeYazılımı CRM'in hukuki metinlerini KVKK aydınlatma metni ve gizlilik politikası sayfalarında bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Vize danışmanlığı KVKK kapsamına girer mi?
Evet. Pasaport, kimlik ve mali belgeleri işleyen her danışmanlık, 6698 sayılı Kanun kapsamında veri sorumlusudur ve yükümlülüklere tabidir.
Müşteri belgeleri ne kadar süre saklanmalı?
Yasal saklama zorunluluklarınız dışında, amaç sona erdiğinde silme ya da anonimleştirme uygulanmalıdır. Süreyi hukuk danışmanınızla belirleyin.
WhatsApp ile belge toplamak KVKK'ya aykırı mı?
Kendi başına yasak değildir ancak belgeler kontrolsüz dağılır, erişim ve saklama denetlenemez. Güvenli bir yükleme bağlantısı daha sağlıklı bir yöntemdir.