Genel amaçlı bir CRM ile bir vize danışmanlık firmasının ihtiyaçları aynı değildir. Vize sürecinde müşteri çoğu zaman WhatsApp'tan gelir, belgeler telefondan toplanır, görüşmeler kısa ve sık yapılır. Aşağıdaki sekiz kriter, vize CRM programı seçerken sorulacak soruları netleştirir.
1. Vize sürecine uygunluk
Ülke ve vize türüne göre evrak listesi, görüşme alanları ve müşteri durumları sistemde hazır mı, yoksa her şeyi sıfırdan mı kuracaksınız? Genel CRM'lerde bu kurulum haftalar sürebilir.
2. Evrak toplama
Müşteri belgesini telefonundan yükleyebiliyor mu? Ekip belgeyi onaylayıp eksik olanı müşteriye bildirebiliyor mu? Evrak toplama, vize dosyalarında gecikmenin ilk sebebidir.
3. WhatsApp ve SMS iletişimi
Müşterilerin büyük kısmına bu kanallardan ulaşılıyor. Teklif ve hatırlatmaları sistemden göndermek, işi kişisel telefonlardan kurtarır ve kayıt altına alır.
4. Takip ve hatırlatma
Görüşme sonrası takip tarihi, atanan sorumlu ve gecikmiş görüşme uyarıları var mı? Lead takibi yapılmayan her aday, ödenmiş bir reklam maliyetidir.
5. Ekip yönetimi ve yetkiler
Kullanıcı sayısı, rol ve yetki ayrımı, kimin neyi göreceğini kısıtlama imkânı. Danışman ayrıldığında verinin kurumda kalması önemlidir.
6. Veri güvenliği ve KVKK
Müşteri belgeleri kişisel veridir. Şifreli bağlantı, işlem kayıtları, yedekleme ve KVKK aydınlatma metinleri sorulması gereken konulardır. Vize danışmanlığında KVKK yazımıza bakın.
7. Fiyat şeffaflığı
Kullanıcı ve görüşme sınırları, yıllık ödeme indirimi, kurulum ve destek ücretleri baştan açık mı? Deneme süresi kart bilgisi istemeden mi başlıyor? VizeYazılımı CRM fiyatları açıkça yayımlanır.
8. Destek ve gerçek deneme
Türkçe destek var mı, sorun çıktığında kime ulaşırsınız? Karar vermeden önce kendi verilerinizle birkaç gün deneyebiliyor musunuz?
Fiyat mı, kullanım kolaylığı mı?
Yazılım seçerken ilk bakılan şey fiyattır; oysa ekibin kullanmadığı bir CRM'in bedeli ne olursa olsun fazladır. Danışmanlar günde onlarca görüşme yaptığı için sistemin hızlı olması şarttır: bir görüşme notu üç dakikada girilemiyorsa ekip zamanla girmeyi bırakır. Denemede danışmanların kendisine sorun: "Bu sistemle çalışmak eski düzenden kolay mı?" Cevap hayırsa, özellik listesi ne kadar uzun olursa olsun sonuç değişmez.
Satış görüşmesinde sorulacak sorular
Bir yazılım sağlayıcısıyla görüşürken şu soruları sorun:
- Verilerim nerede tutuluyor, yedekleniyor mu?
- Çalışan ayrıldığında erişimi nasıl kapatırım?
- Müşteri belgeleri hangi koşullarda saklanıyor ve silinebiliyor mu?
- Sözleşmeyi bıraktığımda verilerimi alabilir miyim?
- Fiyata neler dahil, neler ek ücretli?
- Sorun yaşadığımda destek hangi kanaldan ve ne kadar sürede dönüyor?
Kaçınılması gereken işaretler
- Deneme için kredi kartı bilgisi istenmesi ve sonra otomatik ücretlendirme.
- Fiyatın "teklif alın" ile gizlenmesi ve her müşteriye farklı rakam verilmesi.
- Veri dışa aktarımının olmaması ya da ücretli olması.
- Güvenlik ve KVKK sorularına net cevap verilmemesi.
- Yalnızca bilgisayarda çalışması; danışmanlar sahada ve telefondadır.
Karar matrisi
Seçenekleriniz arasında kalıyorsanız bir tablo çıkarın: satırlara yukarıdaki sekiz kriteri, sütunlara aday yazılımları koyun ve her hücreye 1-5 arası puan verin. Önemsediğiniz kriterlere (örneğin evrak portalı ve WhatsApp) iki kat ağırlık verin. Puanlamayı ekipten en az iki kişiyle birlikte yapın; tek kişinin tercihi yerine ortak bir karar çıkar.
Denemede neye bakmalı?
- Gerçek bir müşteri görüşmesini baştan sona kaydedin.
- Ekibinizden en az iki kişiye kullandırın.
- Evrak yükleme akışını bir müşteriyle test edin.
- Verilerinizi dışarı aktarabildiğinizi doğrulayın.
VizeYazılımı CRM bu kriterlere göre tasarlandı. 15 gün ücretsiz deneyin ve kendi sürecinizde görün.
Sık sorulan sorular
Vize CRM seçerken en önemli kriter nedir?
Ekibin gerçekten kullanacağı kadar basit olması ve görüşme, takip ve evrak toplama akışının vize sürecine uygun olmasıdır. Kullanılmayan CRM en pahalı CRM'dir.
Genel bir CRM vize acentesi için yeterli olur mu?
Yapılabilir, ancak evrak listesi, evrak portalı ve skor gibi vize odaklı alanları sıfırdan kurmanız gerekir. Vize odaklı bir CRM bu kurulum yükünü azaltır.
Verilerimi sonradan başka sisteme taşıyabilir miyim?
Seçmeden önce veri dışa aktarımını mutlaka sorun ve denemede test edin. Veri çıkışı olmayan bir sisteme bağımlı kalmak riskli bir tercihtir.